Как составить график отпусков на 2024 год: форма, утверждение и внесение изменений

До 15 декабря 2023 года работодатели должны утвердить график отпусков работников на 2024 год. Напомним, что это требование из ст. 123 ТК РФ.

Как составить график отпусков на 2024 год и какие есть подводные камни в этой процедуре.

Для кого обязателен график отпусков

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному.

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения работодателем и работником (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что сотрудник не может самовольно назначить себе дни отдыха — за это его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В свою очередь, работодатель не может наказать за прогул работника, который ушел в отпуск без приказа, но по утвержденному графику. Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

· «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.

· Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кого надо включать в график отпусков

Кадровик составляет план отдыха по всем работникам, с которыми заключен трудовой договор, но есть нюансы.

1. Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.

2. С мобилизованными сотрудниками трудовой договор приостанавливается. Поэтому включать их в график отпусков не нужно. . Но это лишь рекомендация. А по факту у мобилизованного работника продолжает копиться отпускной стаж. Чтобы его не потерять, лучше включить сотрудников в график отпусков. В графе «Примечание» указать, что работник мобилизован.

В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору.

На практике некоторые эксперты дают советы не включать в график отпусков тех, с кем заключен срочный трудовой договор сроком до шести месяцев. Ведь формально у них не возникает права на отпуск. Вместе с тем ст. 114 ТК РФ таких оговорок не содержит.

Обязательно ли учитывать пожелания работников по срокам отдыха

Обратите внимание, что график отпусков — это директивный документ работодателя, а не договоренность между сотрудниками и руководителем. Из этого следует простое правило. Учитывать при составлении графика отпусков пожелания работников можно, не необязательно.

Есть только одна группа — «льготники», которые имеют право уходить в отпуск по своему желанию. Им можно проставить в графике те даты, когда они хотят. Кстати, в этом случае в течение года возможны отклонения от плана, поскольку «льготник» может изменить свои желания. Но нарушением трудового законодательства это не будет.

По остальным работникам работодатель пожелания работников может не учитывать и сам распределять отпуска в течение года. График утверждают с учетом мотивированного мнения профсоюза (ст. 123, 372 ТК РФ). И не обязательно, чтобы оно было положительным. Главное, его запросить и получить. Это и будет «учет пожеланий работников».

Однако на практике многие компании начинают собирать в октябре предложения от сотрудников в график отпусков. Это их право.

Можно ли в графике делить отпуск на части

Роструд считает, что нельзя. Он напомнил, что разделить отпуск на части можно только по соглашению сторон (письмо от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).

График отпусков — директивный документ. Если работодатель дробит в нем отдых сотрудника на части и устанавливает продолжительность каждой из них, то получается, что он диктует свою волю.

На практике компании часто устанавливают в графике отпуск по частям. Они заранее берут с работника заявление, либо получают его подпись на проекте графика. Если вы практикуете такой же подход, то будьте готовы отстаивать свою позицию перед трудовым инспектором.